Büro, Sekretariat (Assistenz)

Nahaufnahme der Tasten eines Telefons
Portrait von Dr. Christoph Möllers.

Der Experte

Dr. Christoph Möllers

ist Rechtsanwalt und Vorsitzender des Ausschusses Berufsbildung der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK).

Das erwarten Ausbildungsbetriebe von ihren Azubis, wenn sie beispielweise in einer Kanzlei assistieren:

Checkliste

Merkfähigkeit

Du solltest am Ende deiner Ausbildung die juristische Fachsprache beherrschen und die wichtigsten Gesetzestexte kennen, das ist natürlich klar. Wichtig ist es aber auch, dir die Namen der Mandant*innen zu merken und worum es in den jeweiligen Fällen geht. Ruft ein*e Mandant*in an und du kannst dich nicht an ihren*seinen Fall erinnern, macht dies keinen professionellen Eindruck.

Taschenrechner und Kalkulationen

Kaufmännische Befähigung

Gebühren zu berechnen, Kosten für die Kanzlei zu kalkulieren und den Zahlungsverkehr abzuwickeln ist wesentlich. Deshalb kennst du die jeweiligen Vergütungsgesetze. Auch können u. a. die kanzleiinterne Buchhaltung und die Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen zu deinen Aufgaben zählen. So holst du zum Beispiel Angebote für Büromaterial oder für Möbelstücke ein und bewertest die Informationen.

Kalender

Planen und organisieren

Du organisierst die täglich in der Kanzlei anfallenden Arbeiten. Ohne Terminplanung läuft nichts. So machst du deine Vorgesetzten rechtzeitig darauf aufmerksam, welche Termine und Fristen sie einhalten müssen. Auch die Organisation von Mandant*innentreffen gehört zu deinen Aufgaben. Du servierst nicht nur Kaffee, sondern bereitest auch die notwendigen Akten und Unterlagen vor, die du auch nachbereitest und sie ggf. zur Wiedervorlage bereitstellst.

Ein Mann überprüft eingereichte Zahlen und Unterlagen am Computer.

Digitales Arbeiten

Die Arbeitsabläufe sind in der Regel digital. Du bearbeitest den Schriftverkehr, der neben der Post auch per E-Mail erfolgt, legst digitale Akten an und erstellst selbst digitale Dokumente. Grundlegende Anwenderkenntnisse im Umgang mit Computern sind das A und O. Während deiner Ausbildung wirst du außerdem lernen, Fachsoftwareprogramme und Programme des elektronischen Rechtsverkehrs (wie z. B. das besondere elektronische Anwaltspostfach, kurz: beA) sicher anzuwenden.

Detail:Eingabe von Kundendaten in das System

Konzentrationsfähigkeit

Oftmals musst du viele Aufgaben gleichzeitig erledigen: von Anrufen, die du entgegennimmst, Terminen, die du vereinbarst, Aufgaben, die dir dein*e Vorgesetzte*r (kurzfristig) zuruft, bis hin zu Mandant*innen, die du empfängst. Deshalb solltest du dich immer gut konzentrieren, um alle anfallenden Aufgaben sorgfältig erledigen zu können. Aufmerksam nimmst du zum Beispiel Telefonanrufe entgegen und hörst genau zu, was ein*e Mandant*in wünscht.

Frau hält Zeigefinger vor ihrem Mund

Verschwiegenheit

Verschwiegenheit ist die Grundlage dieser Berufe. Du bist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies ist sehr wichtig, denn für deine*n vorgesetzte*n Rechtsanwalt*in, Notar*in oder Steuerberater*in besteht sogar eine gesetzliche Verschwiegenheitspflicht über alle Informationen des jeweiligen Mandats. Deshalb gilt sie für dich ebenso. Und denke daran: Deine Verschwiegenheitspflicht endet auch nicht, wenn du das Büro verlässt. Hältst du dich nicht daran, kann dies sogar zur Kündigung führen.

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Junger Mann notiert er den Ablauf des nächsten Tages

In den meisten Berufen ist es üblich, dass du Termine aller Art planst, vereinbarst und vorbereitest. Das kann eine Besprechung deiner Chefin oder deines Chefs mit einem Kunden oder der nächste Behandlungstermin für einen Patienten sein. Medizinische Fachangestellte vereinbaren Termine mit Patienten und sorgen dafür, dass die Behandlung zum vereinbarten Termin eingeplant wird. Rechtsanwalts- oder Patentanwalts­fachangestellte achten penibel darauf, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen eingehalten werden.

Hände falten einen Brief

Wenn du im Bereich Büro, Sekretariat (Assistenz) arbeitest, bist du es gewohnt, nach Vorgabe oder nach Diktat Serienbriefe oder individuelle Antwortschreiben zu verfassen, die du beispielsweise an die Geschäftspartner/innen versendest. In deiner Textverarbeitung nutzt du dazu häufig vorgefertigte Textbausteine. Dennoch solltest du schriftlich gut formulieren können, wenn etwa spezielle Sachverhalte erklärt werden sollen. Natürlich ist auch korrekte Rechtschreibung wichtig.

Mann empfängt Patientin am Schalter

Egal ob du am Empfang einer Arztpraxis, einer Kanzlei oder einer Firma sitzt oder in einem Fremdenverkehrsbüro Kunden hilfst – du bist oft erste/r Ansprech-partner/in. Ein gepflegtes Äußeres, Freundlichkeit und gute Umgangsformen sind daher wichtig. Du betreust Besucher/innen, nimmst Daten auf und erteilst Auskünfte. Als Rechtsanwaltsfachangestellte/r informierst du Mandanten/Mandantinnen, welche Unterlagen benötigt werden. Bei Zahnmedizinischen Fachangestellten ist auch Einfühlungsvermögen gegenüber ängstlichen Patienten gefragt.

Eine Fremdspachenkorrespondentin führt ein Telefongespräch

In vielen Berufen gehört es zum alltäglichen Geschäft, Fremdsprachen anzuwenden. Dafür sollte man das nötige Talent mitbringen. Fremdsprachenkorrespondenten/-korrespondentinnen kommunizieren beispielsweise auf Englisch, Spanisch oder Französisch. Auch in anderen Sekretariatsberufen sind Fremdsprachen gefragt, etwa wenn Rechtsanwaltsfachangestellte zur Prozessvorbereitung Unterlagen in Englisch durcharbeiten. Berufe rund um Fremdsprachen findest du auch im Bereich „Freizeit, Tourismus, Fremdsprachen, Marketing (Dienstleistung)".

Mann hält Gesetzesbuch

In der Kanzlei eines Anwaltes oder im Büro eine Steuerberaters hast du viel mit Gesetzen und Verordnungen zu tun: Als Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte/r etwa verfasst du nach Vorgaben der Anwälte Schriftstücke zu Rechtsstreitigkeiten. Du bereitest aber auch Unterlagen für Gerichtstermine vor. Als Steuerfachangestellte/r unterstützt du deine Vorgesetzten bei der Beratung von Mandanten und stellst sicher, dass kein wichtiger Termin, etwa die Einspruchsfrist gegen einen Steuerbescheid, übersehen wird.

Frau nimmt Blut bei einem Patienten ab

Als Fachkraft in einer Arzt- oder Zahnarztpraxis erledigst du nicht nur Büroaufgaben, sondern stehst auch den Ärzten/Ärztinnen bei Behandlungen und Untersuchungen zur Seite. Als Medizinische/r Fachangestellte/r nimmst du Blut ab, legst Verbände an oder bereitest Spritzen vor. Zahnärzte/-ärztinnen kommen ohne die Hilfe von Zahnmedizinischen Fachangestellten schwerlich aus, denn diese legen Instrumente und Materialien bereit, assistieren bei Operationen und rühren Füllungen an. Siehe auch Bereich „Pflege, Therapie, Medizinische Assistenz".

Junger Mann an der Rezeption übergibt einem Gast den Zimmerschlüssel.

unterstützen die Geschäftsleitung bei allen Aufgaben, die in Marketing und Verkauf, im Controlling, in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung anfallen. Vielfältige Aufgaben gehören dazu, von der Überwachung des Wäschebestandes bis hin zur Organisation eines Banketts.

Eine Fremdspachenkorrespondentin schreibt einen Brief am Computer

wickeln bei international tätigen Unternehmen die Korrespondenz in einer Fremdsprache ab. Sie kennen die Formvorschriften, die für Briefe und Dokumente in der Zielsprache gelten. Sie telefonieren auch in der Fremdsprache und übersetzen bei Geschäftsterminen.

Ein junger Mann steht vor einem Aktenschrank in einem Büro und liest in einer Akte.

sind Organisationsspezialisten. Sie sorgen dafür, dass im Büro alle Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Kunden und Besucher betreuen sie freundlich und kompetent. Wusstest du, dass auch kaufmännische Tätigkeiten, wie Kostenentwicklungen überprüfen, zu ihren Aufgaben gehören?

junger Mann beim Übersetzen im Büro

erledigen in Unternehmen unterschiedliche Aufgaben in der Verwaltung und im kaufmännischen Bereich. Im Rahmen ihrer Tätigkeit können sie sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren, zum Beispiel auf Büroorganisation/Sekretariat.

Eine junge Frau sitzt in einem Büro und vereinbart Termine mithilfe eines Kalenders.

sind die rechte Hand der Geschäftsleitung. Sie assistieren bei Routinearbeiten, Planungen und Entscheidungen und sind häufig zuständig für die Kontaktpflege mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Wusstest du, dass sie auf Messen auch Verhandlungen führen?

junge Frau vereinbart Termine

begrüßen am Empfangsschalter die Patienten/Patientinnen, nehmen deren bisherige Krankengeschichte auf und bereiten sie auf den weiteren Ablauf vor. Sie verwalten die Patientenakten und erstellen Abrechnungen. Sie betreuen Patienten auch bei der Untersuchung und Behandlung, wenn sie den Ärzten/Ärztinnen assistieren.

Ein junger Mann in Anzug steht an einem Tresen und telefoniert.

sind beschäftigt in Notariaten und in Rechtsanwaltskanzleien mit Notariat. Sie nehmen die persönlichen Aufträge der Mandanten/Mandantinnen entgegen und informieren sie über notwendige Unterlagen. Sie fordern Unterlagen und Dokumente von Behörden an, etwa für die Beurkundung eines Grundstückskaufvertrags, und erledigen Verwaltungsarbeiten.

Eine junge Frau stempelt gerade eingetroffene Post.

unterstützen Patentanwälte/-anwältinnen. In der Kanzlei erstellen sie Schriftstücke, überwachen Fristen, besorgen Unterlagen und legen Akten ab. Sie betreuen Kunden, die etwa einen Markennamen schützen oder eine Erfindung patentieren lassen wollen. Zum Beispiel helfen sie dem Antragsteller / der Antragstellerin bei der Beschreibung der Erfindung.

Eine Notarfachangestellte telefoniert mit einem Mandanten.

unterstützen Anwaltsnotare/-notarinnen bei der Arbeit, die täglich in der Kanzlei anfällt. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, die Mandanten/Mandantinnen zu empfangen, mit ihnen Vorbesprechungen zu führen und sie über den Sachstand zu informieren. Wusstest du, dass sie auch Gebühren berechnen und Rechnungen stellen?

Rechtsanwalt übergibt jungem Mann eine Akte.

Steht ein Strafprozess an oder will sich ein Ehepaar scheiden lassen, bereiten Rechtsanwalts­fachangestellte die nötigen Unterlagen vor. Sie nehmen die persönlichen Daten auf und legen Akten an. Die Mandantendaten behandeln sie vertraulich.

Eine junge Frau bearbeitet eine Steuereklärung am PC.

unterstützen Steuerberater/innen bei der Betreuung ihrer Mandanten. Sie arbeiten Stellungnahmen und Einsprüche aus, bearbeiten Steuererklärungen und überprüfen Steuerbescheide. Außerdem bereiten sie Besprechungen vor, überwachen Termine und stellen die Einhaltung von Fristen sicher.

junge Frau assistiert einem Arzt bei einer Operation eines Pferdes

helfen Tierärzten/-ärztinnen bei der Untersuchung und Behandlung von Tieren. Sie bereiten Tiere auf eine Operation vor oder röntgen sie. Sie kümmern sich um die Praxisräume und sterilisieren Instrumente. Auch Büroarbeiten, etwa eine Patientenkartei führen oder Rechnungen schreiben, gehören zu ihren Aufgaben.

junger Mann assistiert einer Zahnärztin bei der Behandlung einer Patientin

sind die ersten Ansprechpartner/innen der Patienten. Sie organisieren den Sprechstundenablauf und sorgen dafür, dass vor allem Schmerzpatienten keine langen Wartezeiten haben. Sie betreuen Patienten/Patientinnen auch während der Untersuchungen und Behandlungen und führen die Patientenakten.

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Ausbildungsvergütung

Auszubildende, die eine duale Ausbildung machen, also im Betrieb und in der Berufsschule lernen, erhalten eine Ausbildungsvergütung. Schulische Ausbildungen werden zumeist nicht vergütet. Ausnahmen gibt es zum Beispiel bei Pflegeberufen.

Kosten und Finanzen

Für manche Ausbildungen können Gebühren anfallen, insbesondere an privaten Schulen. Öffentliche Schulen sind dagegen in der Regel gebührenfrei. Trotzdem können Kosten entstehen, zum Beispiel für Bücher.

Auszubildende können finanzielle Unterstützung beantragen. Bei schulischen Ausbildungen ist BAföG möglich, bei betrieblichen Ausbildungen eine Berufsausbildungsbeihilfe.

Häufige und seltene Ausbildungen

Manche Ausbildungen werden recht häufig angeboten, andere sind dagegen eher selten. Wieder andere gibt es bevorzugt in bestimmten Regionen. Ausbildungsplätze in deiner Nähe findest du unter:

www.regional.planet-beruf.de
Es kann sich aber lohnen, wenn du regional flexibel bist! Wichtig ist, dass du dich für einen Beruf entscheidest, der deinen Stärken entspricht und dich interessiert.

http://berufsfeld-info.de/planet-beruf/tbf/buro-sekretariat-assistenz