Büro, Sekretariat (Planung und Kalkulation)

Detail eines Kalenders
Portrait von Alexander Grimm

Der Experte

Alexander Grimm

ist Senior Manager HR Marketing & Recruiting, Deutsche Hospitality.

Das erwarten beispielsweise Hotels von ihren Azubis:

Detail: Eine junge Frau drapiert ein Kopfkissen im Hotelzimmer zurecht.

Tatkraft

Auch wenn Hotelkaufmann*frau eine kaufmännische Ausbildung ist, wirst du während dieser Zeit das „Operative“ erlernen, also beispielsweise Rezeption, Housekeeping und Service. Denn nur wer die praktische Arbeit am Gast und hinter den Kulissen kennt, kann in einem Betrieb erfolgreich organisierende Tätigkeiten übernehmen.

Detail: eine freundliche Handgeste bitte Platz zu nehmen.

Kundenorientierung

Auch die beste Strategie hilft nichts, wenn sie den Bedürfnissen des*r Kund*in beziehungsweise Gastes nicht gerecht wird. Individuelle Betreuung und ein gewisses Maß an Flexibilität sind der Schlüssel zum Erfolg – ein*e zufriedene*r Kund*in ist die beste Bestätigung und ganz nebenbei auch eine wirklich tolle Wertschätzung.

Handschlag zum Geschäftsabschluss

Vertrauensvolle Arbeitsweise

Im Umgang mit Kolleg*innen ist Vertrauen die Grundlage für ein erfolgreiches Zusammenarbeiten. Teamwork und Zusammenhalt sind wesentliche Bestandteile im Berufsleben. Das gilt vor allem für so ein familiäres und gleichzeitig dynamisches Arbeitsumfeld wie ein Hotel.

Taschenrechner und Kalkulation

Wirtschaftliches Denken

Folgende Fragen interessieren dich: Wann wird ein Betrieb profitabel? Welche Stellschrauben kann ich in welcher Abteilung drehen, um effektiver zu werden? Eine typische Frage ist zum Beispiel: Welcher Wareneinsatz ist angemessen, wenn eine Großveranstaltung vor der Tür steht?

Student arbeitet in der Bibliothek am Computer.

Starke IT-Affinität

Wirtschaftliches Arbeiten geht heute fast gar nicht mehr ohne IT – im Hotelgewerbe wird massiv digitalisiert und in neue Technologien investiert. Um dabei in Zukunft ganz vorne mit zu mischen, solltest du nicht nur großes Interesse, sondern auch eigene Ideen und Erfahrungen einbringen – von Social Media bis zum digitalen Hotelbetrieb. 

Frau beim telefonieren und schreiben

Guter schriftlicher und mündlicher Ausdruck

Kommunikation ist alles. Sei es mit Kund*innen beziehungsweise Gästen, mit Kolleg*innen oder Lieferant*innen. Wenn du dich gut ausdrücken kannst – auch auf Englisch –, wirst du in deinem Beruf schnell Fortschritte machen und viele deiner Ziele leichter erreichen – vielleicht ja auch in einem internationalen Umfeld.

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Verwaltung am pc mit excell

Im Bereich kaufmännische Sachbearbeitung gilt es, Arbeitsabläufe zu planen, zu organisieren und zu verbessern. Kaufleute für Spedition und Logistikdienstleistung erarbeiten komplette Logistikketten – vom Einkauf über Lagerung und Transport bis zur Auslieferung. Immobilienkaufleute planen und überwachen Instandsetzungsarbeiten. Als Industriekaufmann/-frau arbeitest du eventuell bei der Planung und Überwachung von Produktionsprozessen mit.

Junge Frau zeigt Kundin Umrissplan eines Gebäudes

Kunden zu betreuen, gehört in den kaufmännischen Berufen dazu. Auch im Zeitalter von Telefon und E-Mail geschieht dies häufig im persönlichen Gespräch, von Angesicht zu Angesicht. Immobilienkaufleute vereinbaren Besichtigungstermine, Medienkaufleute Digital und Print präsentieren ihre Konzepte. Kaufleute für Kurier-, Express- und Postdienstleistungen beraten am Schalter oder arbeiten im Außendienst direkt bei Großkunden. Man spricht auch von „Kunden“, wenn im Unternehmen eine Abteilung für eine andere eine Dienstleistung erbringt.

Eine junge Frau blättert in einer Broschüre.

Bevor eine Dienstleistung, etwa ein Veranstaltungskonzept, verkauft werden kann, muss der Preis kalkuliert, also berechnet werden. Auch welche weiteren Konditionen – wie zum Beispiel die Möglichkeit der Ratenzahlung – mit dem Angebot verbunden sind, wird vorab geklärt. Veranstaltungskaufleute, die ein Angebot für die Organisation eines Events ausarbeiten, sollten nicht nur gut rechnen können. Sie sollten auch genau einschätzen können, wie lange es dauert, die Leistung zu erbringen, und was der Kunde oder die Kundin bereit ist, dafür zu zahlen.

Junger Mann konzipiert Angebot

In manchen Berufen sind neue Ideen und Strategien gefragt. Kaufleute für Tourismus und Freizeit, die die Besucherzahlen eines Freizeitparks steigern möchten, überlegen sich beispielsweise attraktive Angebote für Kinder. Im Auftrag ihrer Kunden entwickeln Kaufleute für Marketingkommunikation Werbekonzepte und prüfen, ob vielleicht der Einsatz von Social Media für den Auftraggeber sinnvoll ist. Um zu realisierbaren Konzepten zu gelangen, ist es wichtig, die Kosten im Auge zu behalten.

Mann terminiert Arbeitseinsätze

Wer mit Gütern und Dienstleistungen handelt, möchte Gewinn erzielen. Im Nachhinein muss überprüft werden, ob das kaufmännische Ziel auch erreicht werden konnte. Veranstaltungskaufleute berechnen nach Projektende, ob ihre Veranstaltung finanziell erfolgreich war. Wichtig ist, die relevanten Daten exakt zu erfassen und betriebswirtschaftliche Kennzahlen fehlerfrei zu berechnen. Dies gehört beispielsweise auch zu den Aufgaben von Immobilienkaufleuten.

Mann telefoniert mit Kunden

Wenn es um den internationalen Transport von Gütern und Personen geht, sind gute Englischkenntnisse unentbehrlich. Häufig wird eine weitere Fremdsprache erwartet. Schifffahrtskaufleute führen Verhandlungen über den Verkauf von Laderaum oft in einer Fremdsprache. Mit internationalen Passagieren ist die Verständigung manchmal nur auf Englisch möglich, häufig liegen Dokumente nur auf Englisch vor. Fremdsprachenkenntnisse sind auch in anderen Berufen hilfreich, da Kunden und Lieferanten nicht unbedingt Deutsch sprechen.

Eine junge Frau beim Telefonieren an der Rezeption.

koordinieren die verschiedenen Abteilungen eines Hotels – Restaurant, Küche, Übernachtungsbetrieb und Lager. Sie sorgen dafür, dass der Gast den Service erhält, den er erwartet, und kümmern sich um Wünsche oder Reklamationen. Ihre Hauptaufgabe ist die Organisation, doch sie schenken auch Getränke aus oder machen die Betten.

Junge Frau zeigt Kundin Umrissplan eines Gebäudes

planen Bauprojekte, verwalten Gebäude und verkaufen beziehungsweise vermieten Häuser, Wohnungen und Gewerbeobjekte. Sie berechnen die Wirtschaftlichkeit von Neubauten oder Sanierungen und beraten Kunden auch hinsichtlich der Finanzierungsmöglichkeiten.

Ein junger Mann arbeitet am Schreibtisch mit einem Computer

steuern betriebswirtschaftliche Abläufe. Sie verhandeln mit Lieferanten, nehmen die Ware an und lagern sie. Sie planen, steuern und überwachen die Herstellung von Waren oder Dienstleistungen und führen Verkaufsverhandlungen.

Ein junger Mann sitzt an einem Schreibtisch und arbeitet an einem Tablet-PC.

planen, wie mithilfe digitaler Techniken Arbeitsprozesse optimiert werden können. Auf dieser Grundlage bestimmen sie den IT-Bedarf und kalkulieren Preise für ein neues IT-System bzw. für die notwendigen Aktualisierungen von Hard- und Software.

Eine junge Frau steht in einem Büro und blättert in einem Ordner.

setzen ihr organisatorisches Geschick und ihre kaufmännischen Kenntnisse bei der Herstellung von Medien ein – egal ob Film, Musik, Presse, Multimedia oder Radio. Sie kalkulieren anfallende Kosten, erstellen Drehpläne oder beschäftigen sich mit Marketingfragen.

junge Frau prüft Abrechnungen

sind die Schnittstelle zwischen Kundenbetreuung und Verwaltung. Sie empfangen Patienten/Patientinnen am Schalter der Patientenaufnahme und bearbeiten deren Aufnahmepapiere. Wusstest du, dass sie medizinische Leistungen mit den Krankenkassen abrechnen?

Ein junger Mann sitzt an einem Schreibtisch und telefoniert.

kaufen von Lieferanten oder Herstellern Waren ein, um diese an Handels- und Handwerksbetriebe, aber auch an die Industrie weiterzuverkaufen. Wichtig ist eine exakte Kalkulation, um rechtzeitig zu erkennen, ob sich ein Geschäft lohnt.

junge Frau legt einen Personplan fest

kümmern sich darum, dass Sendungen wie Briefe oder Pakete reibungslos an ihr Ziel gelangen, etwa per Kurier oder Post. Bei grenzüberschreitenden Sendungen arbeiten sie mit internationalen Unternehmen und Behörden zusammen. Übrigens bearbeiten sie auch Schadensfälle.

Junger Mann telefoniert am Schreibtisch

planen und entwickeln Werbemaßnahmen. Sie beobachten und analysieren den Markt und bestimmen Zielgruppen, bevor sie ein Kommunikationskonzept erstellen. Außerdem kalkulieren sie, wie viel eine Werbemaßnahme kostet, und sorgen dafür, dass das Budget eingehalten wird.

Eine junge Frau telefoniert am Schreibtisch.

sind Experten/Expertinnen für alle Arten von Transporten – von frischem Obst über empfindliche Computerteile bis hin zu riesigen Produktionsanlagen. Mit Auftraggebern und Transportpartnern weltweit stimmen sie ab, womit und über welche Route die Ware transportiert wird.

Junger Mann gibt Touristin Infos und Ratschläge.

geben Kunden, Ferien- oder Kurgästen Auskunft über Sehenswürdigkeiten, Unterkünfte oder Öffnungszeiten – wenn nötig auf Englisch oder in einer weiteren Fremdsprache. Sie organisieren auch Veranstaltungen und setzen Verkaufs- und Marketing-konzepte zur Förderung des regionalen Tourismus ein.

Junge Frau sitzt an einem Schalter der 1. Klasse fuer ein Bahnunternehmen

sind Ansprechpartner/innen am Ticketschalter, sorgen aber auch dafür, dass unterwegs alles gut abläuft, und erledigen kaufmännische Aufgaben. Da sie häufig mit ausländischen Reisenden zu tun haben, ist es wichtig, dass sie einfache Auskünfte zu Zugverbindungen oder Tarifen auch in einer Fremdsprache geben können.

Junge Frau bearbeitet Unterlagen am Schreibtisch

planen, organisieren und kontrollieren die Beförderung von Passagieren und Frachten. Sie beraten und betreuen Kunden, zum Beispiel am Abfertigungsschalter. Außerdem sind sie zum Beispiel in der Flugzeugabfertigung, im Verkauf von Frachtraum oder im Personalwesen tätig.

Junger Mann berät einen Kunden am Telefon

arbeiten in der Medienbranche hauptsächlich im Vertrieb. Sie erstellen Angebote und kalkulieren nach Abschluss des Auftrages, ob dieser den erwarteten Gewinn eingespielt hat. Auch Verwaltungstätigkeiten können zu ihren Aufgaben gehören, etwa in der Anzeigenabteilung.

Junge Frau telefoniert am Schreibtisch

planen und organisieren den Transport von Gütern im Seeverkehr. Sie beraten ihre Kunden/Kundinnen über Transportmöglichkeiten und handeln Frachttarife aus. Sie verhandeln mit Im- und Exporteuren, Schiffseignern und Schiffslieferanten/-lieferantinnen auf der ganzen Welt.

Junge Frau macht mit Kundin Muskelaufbautraining anhand von Uebungen am EMS-Fitnessgeraet

übernehmen Verwaltungs- und Organisationsaufgaben. Sie erarbeiten Konzepte für Sportangebote und kalkulieren deren Kosten. In Fitness- und Gesundheitsstudios sowie Vereinen und Verbänden betreuen und beraten sie auch die Kunden/Kundinnen.

Eine junge Frau sitzt in einem Reisebüro durchsucht Angebotskataloge für einen Kunden.

organisieren und verkaufen Reisen. In Fremdenverkehrsbüros entwickeln sie Marketingkonzepte mit einem ansprechenden Kultur-, Freizeit- und Sportprogramm. Sie organisieren die Umsetzung dieser Konzepte und überprüfen, ob diese von Gästen und Einheimischen angenommen werden.

Junge Frau macht sich Notizen am Schreibtisch.

planen und organisieren Veranstaltungen wie Messen, Kongresse, Konzerte oder Ausstellungen. Sie koordinieren alle beteiligten Stellen und kümmern sich um den Veranstaltungsort. Sie beraten und betreuen Kunden vor und während der Veranstaltungen, erstellen Ablauf- und Regiepläne und setzen diese um.

Eine junge Frau sitzt an einem Schreibtisch und telefoniert via Headset.

verkaufen IT-Systeme. Sie beraten ihre Kund/innen unter technischen und kaufmännischen Aspekten (z.B. auch zu Finanzierungsmöglichkeiten). Auch die Präsentation der Systeme gehört zu ihren Aufgaben.

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Ausbildungsvergütung

Auszubildende, die eine duale Ausbildung machen, also im Betrieb und in der Berufsschule lernen, erhalten eine Ausbildungsvergütung. Schulische Ausbildungen werden zumeist nicht vergütet. Ausnahmen gibt es zum Beispiel bei Pflegeberufen.

Kosten und Finanzen

Für manche Ausbildungen können Gebühren anfallen, insbesondere an privaten Schulen. Öffentliche Schulen sind dagegen in der Regel gebührenfrei. Trotzdem können Kosten entstehen, zum Beispiel für Bücher.

Auszubildende können finanzielle Unterstützung beantragen. Bei schulischen Ausbildungen ist BAföG möglich, bei betrieblichen Ausbildungen eine Berufsausbildungsbeihilfe.

Häufige und seltene Ausbildungen

Manche Ausbildungen werden recht häufig angeboten, andere sind dagegen eher selten. Wieder andere gibt es bevorzugt in bestimmten Regionen. Ausbildungsplätze in deiner Nähe findest du unter:

www.regional.planet-beruf.de
Es kann sich aber lohnen, wenn du regional flexibel bist! Wichtig ist, dass du dich für einen Beruf entscheidest, der deinen Stärken entspricht und dich interessiert.

http://berufsfeld-info.de/planet-beruf/handel-sekretariat/buro-sekretariat-planung-kalkulation