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Dr. Christoph Möllers
ist Rechtsanwalt und Vorsitzender des Ausschusses Berufsbildung der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK).
Merkfähigkeit
Du solltest am Ende deiner Ausbildung die juristische Fachsprache beherrschen und die wichtigsten Gesetzestexte kennen, das ist natürlich klar. Wichtig ist es aber auch, dir die Namen der Mandant*innen zu merken und worum es in den jeweiligen Fällen geht. Ruft ein*e Mandant*in an und du kannst dich nicht an ihren*seinen Fall erinnern, macht dies keinen professionellen Eindruck.
Kaufmännische Befähigung
Gebühren zu berechnen, Kosten für die Kanzlei zu kalkulieren und den Zahlungsverkehr abzuwickeln ist wesentlich. Deshalb kennst du die jeweiligen Vergütungsgesetze. Auch können u. a. die kanzleiinterne Buchhaltung und die Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen zu deinen Aufgaben zählen. So holst du zum Beispiel Angebote für Büromaterial oder für Möbelstücke ein und bewertest die Informationen.
Planen und organisieren
Du organisierst die täglich in der Kanzlei anfallenden Arbeiten. Ohne Terminplanung läuft nichts. So machst du deine Vorgesetzten rechtzeitig darauf aufmerksam, welche Termine und Fristen sie einhalten müssen. Auch die Organisation von Mandant*innentreffen gehört zu deinen Aufgaben. Du servierst nicht nur Kaffee, sondern bereitest auch die notwendigen Akten und Unterlagen vor, die du auch nachbereitest und sie ggf. zur Wiedervorlage bereitstellst.
Digitales Arbeiten
Die Arbeitsabläufe sind in der Regel digital. Du bearbeitest den Schriftverkehr, der neben der Post auch per E-Mail erfolgt, legst digitale Akten an und erstellst selbst digitale Dokumente. Grundlegende Anwenderkenntnisse im Umgang mit Computern sind das A und O. Während deiner Ausbildung wirst du außerdem lernen, Fachsoftwareprogramme und Programme des elektronischen Rechtsverkehrs (wie z. B. das besondere elektronische Anwaltspostfach, kurz: beA) sicher anzuwenden.
Konzentrationsfähigkeit
Oftmals musst du viele Aufgaben gleichzeitig erledigen: von Anrufen, die du entgegennimmst, Terminen, die du vereinbarst, Aufgaben, die dir dein*e Vorgesetzte*r (kurzfristig) zuruft, bis hin zu Mandant*innen, die du empfängst. Deshalb solltest du dich immer gut konzentrieren, um alle anfallenden Aufgaben sorgfältig erledigen zu können. Aufmerksam nimmst du zum Beispiel Telefonanrufe entgegen und hörst genau zu, was ein*e Mandant*in wünscht.
Verschwiegenheit
Verschwiegenheit ist die Grundlage dieser Berufe. Du bist zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dies ist sehr wichtig, denn für deine*n vorgesetzte*n Rechtsanwalt*in, Notar*in oder Steuerberater*in besteht sogar eine gesetzliche Verschwiegenheitspflicht über alle Informationen des jeweiligen Mandats. Deshalb gilt sie für dich ebenso. Und denke daran: Deine Verschwiegenheitspflicht endet auch nicht, wenn du das Büro verlässt. Hältst du dich nicht daran, kann dies sogar zur Kündigung führen.
unterstützen die Geschäftsleitung bei allen Aufgaben, die in Marketing und Verkauf, im Controlling, in der Buchhaltung oder in der Personalabteilung anfallen. Vielfältige Aufgaben gehören dazu, von der Überwachung des Wäschebestandes bis hin zur Organisation eines Banketts.
wickeln bei international tätigen Unternehmen die Korrespondenz in einer Fremdsprache ab. Sie kennen die Formvorschriften, die für Briefe und Dokumente in der Zielsprache gelten. Sie telefonieren auch in der Fremdsprache und übersetzen bei Geschäftsterminen.
sind Organisationsspezialisten. Sie sorgen dafür, dass im Büro alle Arbeitsabläufe reibungslos funktionieren. Kunden und Besucher betreuen sie freundlich und kompetent. Wusstest du, dass auch kaufmännische Tätigkeiten, wie Kostenentwicklungen überprüfen, zu ihren Aufgaben gehören?
erledigen in Unternehmen unterschiedliche Aufgaben in der Verwaltung und im kaufmännischen Bereich. Im Rahmen ihrer Tätigkeit können sie sich auf bestimmte Aufgaben spezialisieren, zum Beispiel auf Büroorganisation/Sekretariat.
sind die rechte Hand der Geschäftsleitung. Sie assistieren bei Routinearbeiten, Planungen und Entscheidungen und sind häufig zuständig für die Kontaktpflege mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten. Wusstest du, dass sie auf Messen auch Verhandlungen führen?
begrüßen am Empfangsschalter die Patienten/Patientinnen, nehmen deren bisherige Krankengeschichte auf und bereiten sie auf den weiteren Ablauf vor. Sie verwalten die Patientenakten und erstellen Abrechnungen. Sie betreuen Patienten auch bei der Untersuchung und Behandlung, wenn sie den Ärzten/Ärztinnen assistieren.
sind beschäftigt in Notariaten und in Rechtsanwaltskanzleien mit Notariat. Sie nehmen die persönlichen Aufträge der Mandanten/Mandantinnen entgegen und informieren sie über notwendige Unterlagen. Sie fordern Unterlagen und Dokumente von Behörden an, etwa für die Beurkundung eines Grundstückskaufvertrags, und erledigen Verwaltungsarbeiten.
unterstützen Patentanwälte/-anwältinnen. In der Kanzlei erstellen sie Schriftstücke, überwachen Fristen, besorgen Unterlagen und legen Akten ab. Sie betreuen Kunden, die etwa einen Markennamen schützen oder eine Erfindung patentieren lassen wollen. Zum Beispiel helfen sie dem Antragsteller / der Antragstellerin bei der Beschreibung der Erfindung.
unterstützen Anwaltsnotare/-notarinnen bei der Arbeit, die täglich in der Kanzlei anfällt. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, die Mandanten/Mandantinnen zu empfangen, mit ihnen Vorbesprechungen zu führen und sie über den Sachstand zu informieren. Wusstest du, dass sie auch Gebühren berechnen und Rechnungen stellen?
Steht ein Strafprozess an oder will sich ein Ehepaar scheiden lassen, bereiten Rechtsanwaltsfachangestellte die nötigen Unterlagen vor. Sie nehmen die persönlichen Daten auf und legen Akten an. Die Mandantendaten behandeln sie vertraulich.
unterstützen Steuerberater/innen bei der Betreuung ihrer Mandanten. Sie arbeiten Stellungnahmen und Einsprüche aus, bearbeiten Steuererklärungen und überprüfen Steuerbescheide. Außerdem bereiten sie Besprechungen vor, überwachen Termine und stellen die Einhaltung von Fristen sicher.
helfen Tierärzten/-ärztinnen bei der Untersuchung und Behandlung von Tieren. Sie bereiten Tiere auf eine Operation vor oder röntgen sie. Sie kümmern sich um die Praxisräume und sterilisieren Instrumente. Auch Büroarbeiten, etwa eine Patientenkartei führen oder Rechnungen schreiben, gehören zu ihren Aufgaben.
sind die ersten Ansprechpartner/innen der Patienten. Sie organisieren den Sprechstundenablauf und sorgen dafür, dass vor allem Schmerzpatienten keine langen Wartezeiten haben. Sie betreuen Patienten/Patientinnen auch während der Untersuchungen und Behandlungen und führen die Patientenakten.
Auszubildende, die eine duale Ausbildung machen, also im Betrieb und in der Berufsschule lernen, erhalten eine Ausbildungsvergütung. Schulische Ausbildungen werden zumeist nicht vergütet. Ausnahmen gibt es zum Beispiel bei Pflegeberufen.
Für manche Ausbildungen können Gebühren anfallen, insbesondere an privaten Schulen. Öffentliche Schulen sind dagegen in der Regel gebührenfrei. Trotzdem können Kosten entstehen, zum Beispiel für Bücher.
Auszubildende können finanzielle Unterstützung beantragen. Bei schulischen Ausbildungen ist BAföG möglich, bei betrieblichen Ausbildungen eine Berufsausbildungsbeihilfe.
Manche Ausbildungen werden recht häufig angeboten, andere sind dagegen eher selten. Wieder andere gibt es bevorzugt in bestimmten Regionen. Ausbildungsplätze in deiner Nähe findest du unter:
www.regional.planet-beruf.de
Es kann sich aber lohnen, wenn du regional flexibel bist! Wichtig ist, dass du dich für einen Beruf entscheidest, der deinen Stärken entspricht und dich interessiert.
Timo (20) wird Assistent im Hotelmanagement.
Ich koordiniere viele Abläufe hinter der Hotelkulisse. Im Einkauf bestelle ich Lebensmittel, Getränke und vieles mehr. Außerdem lagere ich die Artikel. Auch Banketts organisiere ich. Dafür arrangiere ich einen Saal und bespreche mit Kunden und Küche das Menü.
Melanie (18) wird Kauffrau für Büromanagement.
Postsendungen, Krankmeldungen, Vorstellungsgespräche? Für mich ist das Alltag. Sorgfalt und Pünktlichkeit sind für mich dabei das A und O. Zum Beispiel bereite ich den Versand von Infobriefen vor, vereinbare Termine mit Bewerbern oder lege neue, digitale Personalakten an.
Johannes (19) wird Medizinischer Fachangestellter.
Am Empfang nehme ich die Anrufe entgegen und vergebe Termine. Außerdem begleite ich unsere Patienten ins Behandlungszimmer. Hier unterstütze ich die Ärzte während der Untersuchungen und bei Eingriffen, etwa indem ich die benötigten Spritzen und Verbände reiche.
Sabrina (18) wird Rechtsanwaltsfachangestellte.
Ich telefoniere gern und viel, ob mit Mandanten, Rechtsschutzversicherungen oder dem Gericht. Außerdem schreibe ich Briefe nach Diktat, erstelle Rechnungen und kümmere mich um die Gerichtspost. Stehen Termine für die Anwälte an, suche ich die passenden Akten heraus.
Interview mit Rosemarie Rehbein, Vorstandsvorsitzende des Bundesverbands Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb)
Frage: Frau Rehbein, was verändert sich im Bereich Sekretariat und Büromanagement?
Rosemarie Rehbein: Digitalisierung und Social Media spielen hier eine zentrale Rolle. Zu den Basiskenntnissen gehören heute der Umgang mit allen MS-Office Anwendungen und gute Kenntnisse in Englisch. Punkten können Sie auch mit dem Wissen, wie eine digitale Ablage funktioniert und wie Sie schnell qualitativ hochwertige Informationen im Internet finden. Sie verstehen es, sich und Ihre Führungskraft beziehungsweise ein Team effizient zu managen. Soziale Kompetenzen wie der Umgang mit verschiedensten Menschen und die Bereitschaft zur ständigen Weiterbildung sind heute selbstverständlich!
Arbeiten von unterwegs
Geschäftsleute arbeiten zunehmend mit Laptop und Smartphone von unterwegs. Auch Fachkräfte im Sekretariat sollten sich damit auskennen. So können sie dafür sorgen, dass die Daten korrekt im Büro ankommen. Unter Umständen sind sie auch bei einer Geschäftsreise dabei. Dann arbeiten sie ebenfalls mit mobilen Geräten. Zudem sollten sie sich mit Datensicherheit auskennen: Von außen darf kein Fremder auf die Dokumente zugreifen.
Spezialisierte Software
In vielen Branchen kommt Spezialsoftware zum Einsatz. In Arztpraxen ist das etwa ein besonderes Abrechnungsprogramm. Ein weiteres Beispiel ist die sogenannte ERP-Software. Das steht für „Enterprise-Resource-Planning“. Damit werden alle Mittel des Unternehmens, die Ressourcen, erfasst. Dazu gehören etwa Mitarbeiter, Material oder Geld. Sie können so exakt aufeinander abgestimmt werden. In diesem Berufsbereich solltest du also keine Scheu vor der Arbeit am Computer haben.
Immer internationaler
Immer mehr Unternehmen, auch kleine Betriebe, machen internationale Geschäfte. Deshalb haben auch Fachkräfte im Sekretariat Kontakt mit dem Ausland. Sie sprechen oder schreiben häufig auf Englisch. Weitere Fremdsprachen sind jedoch von Vorteil. Gefragt sind beispielsweise auch osteuropäische Sprachen wie Russisch. Außerdem ist es sinnvoll, kulturelle Besonderheiten anderer Länder zu kennen. Das erleichtert das Arbeiten mit ausländischen Partnern.
Dienstleister für mehrere Bereiche
Fachkräfte im Sekretariat müssen nicht fest bei einer Firma arbeiten. Manche sind stattdessen als sogenannte „Freiberufler“ für verschiedene Unternehmen tätig. Für die übernehmen sie dann unterschiedliche Aufgaben. Das kann etwa reiner Telefondienst sein. Sie können aber auch alle anfallenden Sekretariatstätigkeiten übernehmen. Die Dienstleister arbeiten nicht unbedingt im Unternehmen vor Ort. Sie können auch in ihrem eigenen Büro oder einem Callcenter sitzen. Kannst du dir eine solche Arbeit vorstellen? Dann solltest du flexibel sein. Schließlich stehen immer wechselnde Auftraggeber und Aufgaben an.
