Büro und Sekretariat

Wichtig in diesem Bereich

  • Planungs- und Organisationsfähigkeit
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Kontaktbereitschaft
  • Kunden- und Serviceorientierung

Als Fachkraft in Büro und Sekretariat laufen die unterschiedlichsten Fäden bei Ihnen zusammen. Sie kümmern sich um die internen Arbeitsabläufe und vertreten das jeweilige Unternehmen nach außen.

Das Büro ist im modernen Arbeitsleben allgegenwärtig; Sie als Fachkraft übernehmen die verschiedensten Aufgaben und können in beinahe jeder Branche tätig sein. Sie erfüllen organisatorische, verwaltende und kommunikationsspezifische Aufgaben in Handwerk, Dienstleistungsbereich, Verwaltung oder der industriellen Produktion. Dafür nutzen Sie mittlerweile vielfach spezielle IT-Werkzeuge – und natürlich Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen, die Sie sich in der beruflichen Praxis aneignen konnten.

Aufgaben im Blick

Im Büroalltag behalten Sie den Überblick, egal wie viele Aufträge gerade erledigt werden müssen. Sie vereinbaren beispielsweise Termine und stellen sicher, dass Fristen eingehalten werden. Je nach konkretem Einsatzbereich kann es auch zu Ihren Aufgaben gehören, Besprechungen vorzubereiten, das Materiallager zu verwalten oder den Personaleinsatz zu planen. Bei allen Ihren Aufgaben behalten Sie die Entwicklungen im jeweiligen Bereich im Blick und reagieren adäquat auf Veränderungen – beispielsweise kümmern Sie sich schnell um einen neuen Termin für ein Meeting, wenn der alte abgesagt werden musste, und nehmen dazu Kontakt mit allen Beteiligten auf.

Korrekt trotz Stress

Wenn das Telefon regelmäßig klingelt, Sie aber gleichzeitig einen wichtigen Geschäftsbrief erstellen oder eine Abrechnung machen müssen, verlieren Sie nicht die Nerven. Sie lassen Ihre textliche Arbeit ruhen und kümmern sich um die jeweiligen Probleme, die die Anruferin oder der Anrufer mit Ihnen besprechen möchte – um dann wieder mühelos an der jeweiligen Textstelle einzusteigen. Sie sind es gewohnt, mehrere Aufträge parallel zu bearbeiten, können Prioritäten setzen und alle Aufgaben schlussendlich fehlerfrei bewältigen. Dabei wechseln Sie ohne Probleme zwischen der Arbeit mit jeweiligen Office-Lösungen, der Bearbeitung von E-Mail-Anfragen und dem Telefon.

Auf Menschen zugehen

In vielen Branchen kann es zu Ihren Aufgaben gehören, Ihren Arbeitgeber nach außen zu vertreten. Beispielsweise bauen Sie Kontakte zu Lieferanten oder Kunden auf und pflegen diese – dazu sind Sie gegebenenfalls auch im Rahmen von Messen tätig. Sie überzeugen dabei durch Ihre zuvorkommende und höfliche Gesprächshaltung und lassen sich ganz auf Ihr Gegenüber ein. Bei Verhandlungen mit Lieferanten zeigen Sie sich zielorientiert und hartnäckig, präsentieren die Produkte Ihres Arbeitgebers, überzeugen durch Fachkompetenz und eingängige Argumentation. Ihr Gespür im Umgang mit Menschen trägt entscheidend zum unternehmerischen Erfolg Ihres Arbeitgebers bei.

Kundenwünsche berücksichtigen

Teils fungieren Sie als erster Ansprechpartner, wenn Kunden ein Problem mit einem bestimmten Produkt haben oder wenn Termine für Besprechungen abgestimmt werden sollen. Sie versuchen stets, auf die individuellen Wünsche Ihrer Auftraggeber einzugehen und diese mit den unternehmerischen Zielsetzungen Ihres Arbeitgebers in Einklang zu bringen. Service ist für Sie nicht nur ein Wort, sondern eine Aufgabe, der Sie sich mit viel Einsatz und aus Überzeugung widmen.

Portrait von Rosemarie Rehbein.

Rosemarie Rehbein

Kenntnisse multikultureller Unterschiede helfen, mit sozialer Kompetenz zu agieren.

Interview mit Rosemarie Rehbein, Vorstandsvorsitzende des Bundesverbandes Sekretariat und Büromanagement e.V. (bSb)

Frau Rehbein, welche Tendenzen zeichnen sich im Assistenzbereich ab?
Rosemarie Rehbein: Beste Kenntnisse in MS Office-Programmen und fundierte Englisch-Kenntnisse gelten heute als selbstverständlich, hinzu kommen immer mehr Anforderungen aus dem Bereich des digitalen und globalen Arbeitens. Wenn Ihre Führungskraft oder Mitglieder Ihres Teams in Shanghai sind und Sie in Ihrem Büro irgendwo in Deutschland – kein Problem, Sie können nahezu jede Aufgabe aus der oder in die Ferne erledigen. Kenntnisse multikultureller Unterschiede helfen Ihnen, auch mit sozialer Kompetenz zu agieren.

Welche Weiterbildungen sind sinnvoll?
Rosemarie Rehbein: Im Assistenzbereich sind alle Weiterbildungen sinnvoll, die Sie effizienter und professioneller werden lassen, abhängig von Ihrer Position und den Anforderungen an Sie. Kenntnisse in Projektmanagement können hier ebenso sinnvoll sein wie weitere Sprachkenntnisse oder Fortbildungen im Social Media Bereich. Grundsätzlich werden heute Assistenzen mit zertifizierten Lehrgängen bevorzugt.

Wie lassen sich Karrierechancen im Assistenzbereich nutzen?
Rosemarie Rehbein: Halten Sie sich fachlich up-to-date! Vernetzen Sie sich im Unternehmen und außerhalb. Eine gute Möglichkeit hierzu bietet der bSb mit seinen circa 20 Regionalgruppen deutschlandweit, in denen Sie bei regelmäßigen Treffen und Veranstaltungen Kolleginnen und Kollegen auch aus anderen Wirtschaftszweigen treffen und sich fachlich austauschen können. Unsere Homepage bietet Informationen dazu.

Die Arbeitswelt wandelt sich beständig. Auch der Schritt in die Selbstständigkeit kann eine Möglichkeit sein, sich an veränderte Anforderungen am Arbeitsmarkt anzupassen. Als Bürofachkraft besteht die Möglichkeit, einen eigenen Schreibservice zu betreiben und etwa Geschäftskorrespondenz für Unternehmen zu erstellen. Fremdsprachensekretäre und -sekretärinnen können selbstständig Dienstleistungen rund um Übersetzung und fremdsprachigen Schriftverkehr anbieten. Gute Tipps auf dem Weg zum eigenen Unternehmen bietet das durchstarten Themenheft „Existenzgründung“, das kostenlos im BiZ oder unter dem folgenden Link erhältlich ist. Online informiert die Bundesagentur für Arbeit außerdem über wichtige Aspekte der Selbstständigkeit. Infos zur Selbstständigkeit Themenheft „Existenzgründung“

Titelseite des Themenheftes Existenz 2015
http://berufsfeld-info.de/durchstarten/tbf/buero-und-sekretariat