Sekretär

Vieles läuft parallel, und ich muss stets den Überblick behalten.

Stets den Üerblick behalten

Tag für Tag sorgt Philipp Spittel (27) für effiziente Arbeitsabläufe im Büro. Wichtig dafür sind Organisationsfähigkeit sowie ausgeprägtes Kommunikationstalent.

Sein Praktikum bei der E.ON Netz GmbH sollte nur eine Station zwischen Abitur und Studium sein. Doch Philipp Spittel war begeistert von den vielseitigen Aufgaben im Sekretariat, die er während des Praktikums kennenlernte. Als er das Angebot erhielt, eine Berufsausbildung zum Kaufmann für Bürokommunikation im Unternehmen zu absolvieren, nahm er daher an. Der Beruf wurde in der Zwischenzeit neu geregelt, der entsprechende Abschluss ist nun „Kaufmann/-frau für Büromanagement“.

Bis heute ist Philipp Spittel seinem Arbeitgeber treu geblieben. Aktuell ist er als Sekretär der Bereichsleitung Region West der Avacon AG tätig, einem Tochterunternehmen des Konzerns. Die Firma ist ein regionaler Strom- und Gasnetzbetreiber in Niedersachsen und Sachsen-Anhalt.

Vielfältige Aufgaben

Kein Arbeitstag läuft wie der andere ab, allein der Start in den Arbeitstag ist immer gleich: Um alles für seine Vorgesetzte vorzubereiten, ist er als Erster im Büro. Er fährt die Computer hoch, kocht Tee, checkt den Terminkalender und sortiert die aktuellen Vorgänge in eine dafür bestimmte Mappe auf dem Schreibtisch seiner Chefin.

Nach einem kurzen Abstimmungsgespräch beginnt die eigentliche Arbeit. „Als rechte Hand der Bereichsleitung sowie als Sprachrohr zwischen dem zentralen Standort und den Kollegen in der Region telefoniere ich sehr viel“, erklärt er. „Ich nehme alle eingehenden Anrufe an und beantworte sie selbst oder stelle zu meiner Chefin durch.“ Zudem plant und organisiert er Besprechungen, erstellt PowerPoint-Präsentationen, begleitet seine Vorgesetzte zu den Besprechungen und führt Protokoll. „Hinzu kommt die Verwaltung und Überwachung des Budgets für Seminare und IT-Projekte.“ Hierfür nutzt er eine Tabellenkalkulation. Das Erledigen von Korrespondenz als weitere klassische Aufgabe eines Sekretärs fällt bei ihm mittlerweile nahezu weg. „Wir haben viel auf E-Mails umgestellt, die die Vorgesetzten normalerweise selbst schreiben."

Neben administrativen Aufgaben bearbeitet Philipp Spittel auch eigene Projekte: Wenn etwa Navigationssysteme in die Firmenwagen eingebaut oder neue Ordnerstrukturen für die Ablage erarbeitet werden sollen, ist er der Ansprechpartner. An Projekten zur Optimierung der Büroorganisation – sogenannte „Lean-Maßnahmen“ – ist er auch beteiligt: „Heutzutage arbeiten Sekretäre und Sekretärinnen nicht mehr auf Zuruf ohne eigene Verantwortung.“ Wie die Stelle im Einzelfall ausgestaltet ist, hängt jedoch vom Vorgesetzten und Unternehmen ab: „Meine Vorgesetzte etwa bindet mich in viele Aufgaben mit ein und lässt mich viele Themen eigenverantwortlich bearbeiten.“

Organisieren und vermitteln

Für seinen Beruf sei in erster Linie Organisationstalent wichtig, betont Philipp Spittel: „Vieles läuft parallel, und ich muss stets den Überblick behalten.“ Hinzu komme das Gespür für die Belange anderer: Es sei sehr wichtig, gern mit Menschen umzugehen: „Als Sekretär ist man auch Vermittler – man darf nicht alles persönlich nehmen und muss akzeptieren, dass es verschiedene Persönlichkeiten gibt."

Seine Begeisterung für den Beruf möchte der 27-Jährige gern an andere weitergeben. Daher erwarb er den Ausbildereignungsschein und betreut aktuell die angehenden Kaufleute für Büromanagement. Was seine berufliche Zukunft betrifft, so möchte er gern verstärkt im Bereich Projektarbeit tätig werden und andere bei der Organisation von Sekretariatsaufgaben beraten: „Ich könnte mir vorstellen, in die Erwachsenenbildung beziehungsweise Fortbildung für Office Management einzusteigen.“

Informationen

Weitere Infos zu diesem Beruf finden Sie im BERUFENET:

http://bfi.plus/15009