Archiv, Bibliothek und Doku­mentation

musikwissenschaftliche Fachbücher
Portrait von Dr. Gabriele Beger.

Die Expertin

Prof. Dr. Gabriele Beger

ist Leiterin der Staats- und Universitäts­bibliothek Hamburg.

Hier erfährst du, was Ausbildungsbetriebe von ihren Azubis erwarten.

ein Regal in einem Archiv

Sich Neues gut merken können

Die Strukturierung von vorhandenem Wissen erfolgt nach feststehenden Regeln und bestimmten Vorgehensweisen. Das gilt für alle Branchen der Wissensaufbereitung und Wissensvermittlung, wie etwa Bibliotheken, Archive, Museen, Verlage und Agenturen. Es ist wichtig, dass man diese Regeln aus dem Effeff beherrscht.

Kalender

Planen und organisieren

Wer mit Informationen umgeht, muss die einzelnen Arbeitsschritte gut planen und organisieren können. Das spielt zum Beispiel beim Abarbeiten von Informationsanfragen eine große Rolle.

Lupe liegt auf einem Buch

Sorgfältiges Arbeiten

Die vermittelten Quellen müssen in jedem Fall zuverlässig und möglichst umfassend recherchiert sein. Die Ergebnisse müssen dann gut strukturiert aufbereitet werden, damit sie dem Auftraggeber auch tatsächlich Nutzen bringen.

Ausschnitt aus einer englischen Zeitung

Textverständnis in Deutsch und Englisch

Die meisten Informationen, die Kunden zur Verfügung gestellt werden sollen, findet man in diesen beiden Sprachen aufbereitet. Nur wer den Text auch versteht, kann diesen richtig zuordnen.

Computertastatur

Sicherer Umgang mit Software

Datenverarbeitungsprogramme sind heute der Schlüssel, damit Informationen möglichst effektiv und auf den Anwender zugeschnitten zur Verfügung gestellt werden können. Daher ist es wichtig, dass einem der Umgang mit Softwareanwendungen Spaß macht.

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Ein Mann sitzt vor einem Computer und liest in einer antiken Akte.

Damit man Informationen wiederfindet, ist es wichtig, sie zu bewerten und in Archivsysteme einzuordnen. Dies gehört zu den Tätigkeiten von Medizinischen Dokumentaren/Dokumentarinnen und Beamten/Beamtinnen im mittleren Archivdienst. Wenn du im Stadtarchiv arbeitest, ordnest du etwa Dokumente, Filme und Tonmaterialien und erschließt diese durch Schlagworte. Die Informationen reichen von historischen Bauplänen über Nachlässe von Bürgern bis hin zu Radiobeiträgen über die Stadt.

junger Mann arbeitet am Computer

Neben der Erfassung von Informationen spielt auch das Auswerten und Beurteilen eine Rolle. Beamte/Beamtinnen im Archivdienst erstellen in regelmäßigen Abständen Statistiken, Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste stellen Unterlagen für Produktkataloge zusammen und suchen in Datenbanken nach benötigten Informationen. Medizinische Dokumentare werten Diagnose- und Therapiedaten statistisch aus. Beschäftigte in Museen und Archiven entscheiden nach bestimmten Vorgaben, wann ein Dokument „aufbewahrungswürdig“ ist.

Mann im Gespräch mit einer Archivbesucherin

In manchen Berufen hast du Kontakt zu Kunden/Kundinnen, etwa als Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste oder als Beamter/Beamtin im mittleren Archivdienst. In Bibliotheken erklärst du den Benutzern/Benutzerinnen, wo sie welche Medien finden, hilfst ihnen bei der Bestellung über Fernleihe und kümmerst dich um Aus- und Rückgabe der Bücher. Beschäftigte in öffentlichen Archiven erklären Nutzern/Nutzerinnen, wie sie bei ihrer Suche am geschicktesten vorgehen. Dazu gehört auch, zu erläutern, wie man Datenbanken oder DVD-Player bedient.

Ein Mann sucht aus einer Kiste mit alten Dokumenten das passende heraus

Die Menge an Informationen, sei es in Form von Büchern, Akten oder digitalen Daten, erhöht sich in rasantem Tempo. Um effektiv arbeiten zu können, ist es wichtig, Informationen schnell zu finden. Für Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste steht diese Informationsbeschaffung im Mittelpunkt. Sie filtern Informationen aus bestehenden Datenbanken, Statistiken, Archiven und elektronischen Katalogen von Bibliotheken. Aber auch Beamte/Beamtinnen im Archivdienst recherchieren auf Anfragen Informationen aus ihren Beständen.

junger Mann erstellt Gebrauchsanweisung

Assistenten/Assistentinnen für Technische Kommunikation und Dokumentation sind in der Lage, komplizierte Sachverhalte, zum Beispiel bei Produktbeschreibungen oder Gebrauchsanleitungen, so aufzubereiten, dass Laien und Fachleute sie gleichermaßen verstehen. Hierfür kommen ihnen ihr umfangreiches technisches Fachwissen und ihr gutes Ausdrucksvermögen zugute. Wenn eine Dokumentation für andere Länder erstellt wird, nehmen sie auch auf länderspezifische Besonderheiten Rücksicht und passen die Beschreibungen an.

junge Frau arbeitet am Computer

Karteikarten sind längst Geschichte: Datensätze werden in den Computer eingepflegt und digital zur Verfügung gestellt. Auch die Medien selbst werden digitalisiert und können über das Internet abgerufen werden. Das Wissen, wie man Datenbanken aufbaut und programmiert oder Software für das Verwalten von Daten konfiguriert, wird immer wichtiger. Medizinische Dokumentare/Dokumentarinnen entwickeln zum Beispiel Bildschirmmasken, Ordnungssysteme, Kataloge und Register – ohne Computer geht nichts mehr.

Ein junger Mann erstellt eine Bedienungsanleitung am Computer.

bereiten technische Inhalte wie Schulungsunterlagen für Software oder technische Zeichnungen für Fachleute auf und stellen sie überschaubar dar. Das ist wichtig: Wegen einer fehlerhaften Anleitung kann die Auslieferung eines Produktes untersagt werden.

junger Mann holt mit Handschuhen alte Akten aus dem Archiv

ordnen Schriften wie Nachlässe, Baupläne oder Notariatsakten und bereiten sie benutzergerecht auf: Sie erstellen Statistiken, beraten Archivnutzer/innen und erteilen Auskünfte. Wusstest du, dass sie auch bei Ausstellungen mitwirken?

Mann in einem Archiv hält eine alte Urkunde in seinen Händen

bewerten und verwalten unterschiedliche Daten wie Bücher, Zeitschriften, CDs, historische Akten, Patientendaten oder Fotos. Wusstest du, dass in Archiven und Bibliotheken auch die Beratung der Benutzer/innen eine wichtige Rolle spielt?

Eine junge Frau steht in einem Büro und sortiert Akten.

erfassen, strukturieren und verschlüsseln medizinische Informationen und verwalten und pflegen die medizinischen Datenbestände. Sie schulen außerdem auch Klinikpersonal, wenn neue Krankenhausinformationssysteme eingeführt oder optimiert werden.

Eine junge Frau erstellt nach der Diagnose des Arztes die Schlüsselcodes für die Abrechnung mit der Krankenkasse.

wissen, wie Krankenblattdokumentationen und Patientenaufnahmesysteme aufgebaut sind, pflegen in diese Systeme Daten ein und suchen sie heraus. Sie entwerfen Bildschirmmasken für Formulare und Dokumentationen. Übrigens erheben sie im Krankenhaus auch Patientendaten und legen selbst Krankenakten an.

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Ausbildungsvergütung

Auszubildende, die eine duale Ausbildung machen, also im Betrieb und in der Berufsschule lernen, erhalten eine Ausbildungsvergütung. Schulische Ausbildungen werden zumeist nicht vergütet. Ausnahmen gibt es zum Beispiel bei Pflegeberufen.

Kosten und Finanzen

Für manche Ausbildungen können Gebühren anfallen, insbesondere an privaten Schulen. Öffentliche Schulen sind dagegen in der Regel gebührenfrei. Trotzdem können Kosten entstehen, zum Beispiel für Bücher. Auszubildende können finanzielle Unterstützung beantragen. Bei schulischen Ausbildungen ist BAföG möglich, bei betrieblichen Ausbildungen eine Berufsausbildungsbeihilfe.

Häufige und seltene Ausbildungen

Manche Ausbildungen werden recht häufig angeboten, andere sind dagegen eher selten. Wieder andere gibt es bevorzugt in bestimmten Regionen. Ausbildungsplätze in deiner Nähe findest du unter:

www.regional.planet-beruf.de
Es kann sich aber lohnen, wenn du regional flexibel bist! Wichtig ist, dass du dich für einen Beruf entscheidest, der deinen Stärken entspricht und dich interessiert.

http://berufsfeld-info.de/planet-beruf/tbf/archiv-bibliothek-und-dokumentation