Archiv, Bibliothek und Dokumen­tation

Wichtig in diesem Bereich

  • Konzentrationsfähigkeit
  • Planungs- und Organisationsfähigkeit
  • Kommunikationsfähigkeit
  • Textverständnis

Wissen für die Nachwelt zu bewahren und wichtige Akten und Dokumente zu archivieren, ist eine verantwortungsvolle Aufgabe. Als Fachkraft wissen Sie, worauf dabei zu achten ist.

Buch reiht sich an Buch, eine Datei folgt auf die nächste – die Bestände in großen Bibliotheken und Archiven scheinen endlos. Damit Nutzer schnell die gewünschte Publikation finden, ist Ihr Einsatz als Fachkraft gefordert. Sie nehmen regelmäßig neue Werke auf, sortieren nicht mehr benötigtes Material aus und halten die Bestandslisten aktuell – egal ob Sie in wissenschaftlichen Bibliotheken oder in Unternehmensarchiven tätig sind.

Buch reiht sich an Buch, eine Datei folgt auf die nächste – die Bestände in großen Bibliotheken und Archiven scheinen endlos. Damit Nutzer schnell die gewünschte Publikation finden, ist Ihr Einsatz als Fachkraft gefordert. Sie nehmen regelmäßig neue Werke auf, sortieren nicht mehr benötigtes Material aus und halten die Bestandslisten aktuell – egal ob Sie in wissenschaftlichen Bibliotheken oder in Unternehmensarchiven tätig sind.

Nicht ablenken lassen

Als Fachkraft im Archiv- und Dokumentationswesen lassen Sie sich nicht von Ihrer Arbeit ablenken und gehen mit der nötigen Ruhe und Exaktheit zu Werke. Sind Sie beispielsweise im Rahmen der medizinischen Dokumentation tätig, schaffen Sie durch Ihre Arbeit die Grundlage für Behandlungen und Abrechnungen. Mit großer Sorgfalt gehen Sie auch bei der Pflege der Ausleihkataloge von großen Bibliotheken vor – so ist gewährleistet, dass die Nutzer stets genau die Publikationen finden, die gesucht wurden. Konzentriert absolvieren Sie einen Bearbeitungsschritt nach dem anderen – von der Erfassung des Bibliotheks- beziehungsweise Archivguts über die Auszeichnung bis zur Ablage im vorgesehenen Regal. Für Ihre Arbeiten nutzen Sie dabei oftmals spezielle computergestützte Archivierungssysteme.

Zielführend und systematisch

Nicht jede benötigte Information ist bei Ihnen im Archiv oder in der Bibliothek vorhanden. Wenn nötig, recherchieren Sie die gewünschten Informationen oder Daten und gehen dabei sehr strukturiert vor. Sie wissen genau, wie Sie bei elektronischen Anfragen an Institute oder Behörden agieren müssen, welche Fristen einzuhalten sind und an welche Stelle Sie sich konkret wenden müssen. Gilt es, größere Mengen an Archivgut zu erfassen, behalten Sie stets den Überblick und teilen die jeweiligen Aufgaben zwischen sich und Ihren Kollegen auf. Dabei beachten Sie stets auch die gültigen Rechtsvorschriften in Zusammenhang mit der Archivierung, vor allem wenn Sie im behördlichen Umfeld tätig sind.

Erklären und beraten

Manche Leser wissen nicht, wie sie im Online-Katalog suchen, eine Loseblattsammlung nutzen oder ein Lesegerät für Mikrofiche bedienen können. Bei solchen Problemen können Sie weiterhelfen. Sie geben praktische Anwendungstipps, beraten hinsichtlich des Gebrauchs von Datenbanken und erklären die Struktur und den Bestand eines Archivs. Im direkten Kundenkontakt verstehen Sie es, sich auf Ihr Gegenüber einzulassen und zeichnen sich durch eine offene, kompetente und freundliche Art aus. Fachspezifisches Vokabular benutzen Sie nur, wenn es notwendig ist.

Gespür für Texte

Weil Sie die Fähigkeit besitzen, sich in unterschiedliche Fachgebiete schnell einzulesen und verschiedenste Texte zu erfassen, können Sie in unterschiedlichen Bereichen und Branchen arbeiten. Unabhängig von Ihrem konkreten Einsatzbereich bearbeiten Sie schriftliche Anfragen zügig und geben Ihren Kunden eine adäquate, präzise Rückmeldung. Ihnen erschließen sich Neuerungen bei den Verwaltungsvorschriften problemlos, das Bundesdatenschutzgesetz beachten Sie und je nach Einsatzbereich auch die gesetzlichen Richtlinien für die Handhabung digitaler Formate.

Portrait von Marlies Ockenfeld

Marlies Ockenfeld

Die Auswertung von Social-Media-Diensten gewinnt an Bedeutung.

Interview mit Marlies Ockenfeld, Fortbildungsbeauftragte bei der Deutschen ­Gesellschaft für ­Infor­mation und Wissen

Frau Ockenfeld, welche Entwicklung im Bereich Archiv und Dokumentation ist besonders entscheidend für Berufstätige?
Marlies Ockenfeld: Es gibt immer mehr digitale Verbreitungswege für Informationen. Die Moderation und Auswertung von Social-Media-Diensten und die Archivierung von Netzpublikationen gewinnt damit zunehmend an Bedeutung. Fotos und Videos treten oft an die Stelle von Texten. Von der Unmenge an tagtäglich verbreiteten Informationen muss aber nicht alles aufgehoben und dokumentiert werden. Deshalb sind in Unternehmen im Bereich Archiv und Dokumentation zunehmend Informationsdetektive gefragt, die relevante Inhalte aufspüren und herausfiltern können. Es gilt, mit Urteilsvermögen die Perlen herauszufischen.

Wie können Beschäftigte in dem Bereich dazulernen?
Marlies Ockenfeld: Da ist Eigeninitiative erforderlich, Webinare und Seminare der Hersteller von Informations- und Dokumentationssystemen und der Fachgesellschaften sind dabei hilfreich. Auch viele Tutorials auf Youtube erklären neue Entwicklungen sehr anschaulich. Zunehmend werden Kenntnisse des Urheberrechts, der Lizenzierung und Compliance, also die Einhaltung von Regeln, gebraucht.

Gibt es bald Fachkräfte, die ausschließlich Webseiten nach brauchbaren Daten durchforsten?
Marlies Ockenfeld: Ausbildungsberufe und Studiengänge modernisieren sich ständig und passen sich neuen Anforderungen an. Zum Durchforsten des Web wird heute schon moderne lernende Software eingesetzt, die trainiert werden muss. Datenspezialisten pflegen riesige Sammlungen von Forschungsdaten und nehmen Auswertungen vor. Es bleibt spannend und abwechslungsreich in Archiv und Dokumentation.

Die Arbeitswelt wandelt sich beständig. Auch der Schritt in die Selbstständigkeit kann eine Möglichkeit sein, sich an veränderte Anforderungen am Arbeitsmarkt anzupassen. In diesem Berufsbereich sind beispielsweise eine Tätigkeit als freiberufliche Honorarkraft oder die Gründung eines Beratungsunternehmens möglich. Hierfür sind Kenntnisse in Betriebsführung und Kundenakquise unerlässlich. Weiterbildungen können dafür eine solide Grundlage liefern. Gute Tipps auf dem Weg zum eigenen Unternehmen bietet das durchstarten Themenheft „Existenzgründung“, das kostenlos im BiZ oder unter dem folgenden Link erhältlich ist. Online informiert die Bundesagentur für Arbeit außerdem über wichtige Aspekte der Selbstständigkeit. Infos zur Selbstständigkeit Themenheft „Existenzgründung“

Titelseite des Themenheftes Existenz 2015
http://berufsfeld-info.de/durchstarten/tbf/l4-archiv-bibliothek-dokumentation-2