Anpassungs­qualifizierung: Software zur Kosten- und Leistungs­rechnung

Das System gibt uns eine klare Struktur an die Hand. Es hilft uns dabei, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten.

Roter Faden für die Rechnungen

Peter Haderer (25) ist Wasserbaumeister im Außenbezirk Nürnberg. Zusammen mit seinen Kollegen sorgt er für sicheren Schiffsverkehr auf dem Main-Donau-Kanal. Für die Kosten- und Leistungsrechnung nutzt er eine spezielle Software.

Nachdem Peter Haderer seine dreijährige Ausbildung zum Wasserbauer beim Wasser- und Schifffahrtsamt Nürnberg abgeschlossen hatte, kümmerte er sich zusammen mit seinen Kollegen um den Unterhalt der Wasserstrecke vom Main bei Bamberg bis zur Donau bei Kelheim. So führte er zum Beispiel Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten an Wehren und Schleusen sowie anderen Wasserbauwerken durch.

Nach zwei Jahren wollte er mehr Verantwortung übernehmen und begann eine zweijährige Meisterweiterbildung, die er im Blockunterricht neben der Arbeit absolvierte. Anschließend übernahm er auch Verantwortung für das Budget. Seine Bestellungen, Ausgaben und Geschäftspartner dokumentierte er – wie alle im Amt – damals noch mithilfe von Listen.

Bundesweit vernetzt

2012 stellte die Wasser- und Schifffahrtsverwaltung des Bundes nach und nach in allen zuständigen Ämtern das Programm zur Kosten- und Leistungsrechnung um. Die Mitarbeiter sollten fortan die Informationen mittels einer neuen Kosten- und Leistungssoftware einpflegen. Dazu wurde bundesweit ein Katalog aller 28.000 Bauwerke angelegt. Seither können Kosten genau dort erfasst werden, wo sie anfallen. „Wir können jetzt zum Beispiel nachvollziehen, wie viel uns die Unterhaltung einer bestimmten Schleuse – sei es durch Reparatur- oder Wartungsarbeiten – in einem Jahr gekostet hat."

Wie man mit der Software umgeht, lernten Peter Haderer und seine Kollegen in einer Schulung, die an vier aufeinanderfolgenden Tagen im eigenen Haus durchgeführt wurde. „Wer die Software kennt, weiß: Selbsterklärend ist die nicht“, sagt der Wasserbaumeister. Der Dozent erläuterte den Teilnehmern die verschiedenen Funktionen des Programms nicht nur theoretisch, sondern auch anhand von praktischen Beispielen. „Zum Beispiel lernten wir, dass wir mit der Software einzelne Daten wie Menge, Material oder Preis filtern können – und uns wurde genau gezeigt, wie man das macht.“ Außerdem wurde darauf eingegangen, wie man mit dem Programm baustellen- oder bauwerksspezifische Buchungen durchführen kann.

Raus aus dem Zahlensumpf

Mit der Einführung der neuen Kosten- und Leistungsrechnungssoftware veränderte sich die generelle Vorgehensweise in der Abwicklung von Vorgängen. Schon beim Einholen eines Angebots nutzt Peter Haderer das Programm, indem er etwa auf die hinterlegten Vordrucke zugreift. „Außerdem gibt es dort Entwürfe für Lieferscheine, Rechnungen, Bestellformulare und interne Buchungsbelege. Das hilft nicht nur beim Ausfüllen selbst, sondern auch bei der Dokumentation.“ Fällt eine Reparaturarbeit oder Ähnliches an, kann über das Programm nach passenden Materialien und Zulieferern gesucht werden. „Wir können uns die Datenbank zunutze machen, da hier unsere Erfahrungen mit Zulieferern hinterlegt sind.“ Jeder Schritt ist im System gespeichert, der rote Faden geht somit nicht verloren.

Auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen, zum Beispiel dem Controlling, wird erleichtert, da jeder Vorgang transparent und nachvollziehbar ist. „Das System gibt uns eine klarere Struktur an die Hand“, erläutert der Wasserbaumeister. „Es hilft uns vor allem dabei, den Überblick über alle Ausgaben zu behalten.“ Und für die Bedienung dieses wertvollen Werkzeuges war die Teilnahme an der entsprechenden Fortbildung unerlässlich.

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